Zeitmanagement - mit einem geplanten Arbeitstag zu Erfolg kommen

Zeitmanagement - mit einem geplanten Arbeitstag zu Erfolg kommen

Erstellt am 12.08.2021 von Andreas Kabisch

Ein realistischer Zeitplan und aktives Zeitmanagement können deine Produktivität sehr steigern; vor allem sorgen sie für Entspannung. Wie wäre es, statt ausgepowert und unzufrieden in den Feierabend zu gehen, oder sogar Überstunden einzulegen, einfach einen funktionierenden Ablauf für den kommenden Arbeitstag zu haben? Wie du das hinbekommst, dazu mehr in den folgenden Abschnitten.

 

So gehst du mit (zu) viel Arbeit um

Die Arbeit ruft nach dir - was rufst du zurück?
Es ist, wie es ist: in manchen Zeiten ist immer zu viel zu tun. Kennst du das von dir? Wie gehst du damit um? Legst du einen Zahn zu, arbeitest du morgens früher und abends später? Streichst du die private Verabredung? Hast du ein schlechtes Gewissen? Alles verständlich, und den meisten von uns nur allzu bekannt. Und trotzdem: keine gute Idee 

Klar, Rumtrödeln und Ablenkungen sind auch keine gute Idee. Obwohl, vielleicht doch: wenn du nämlich entscheidest, jetzt 10 oder 20 Minuten Pause zu machen und etwas zu tun, was nichts mit den Arbeitsthemen zu tun hat. Denn dann ist es deine entschiedene Spielpause – und das ist schlau von dir.    

Was hilft denn nun bei ZU VIEL ARBEIT?

  1. Alle dringlichen oder bedeutenden Themen auflisten. Das schafft dir Überblick! Hier gilt vor allem Ehrlichkeit dir selbst gegenüber: ALLES auflisten, egal, wie lang die Liste wird!
  2. Dann realistisch abschätzen, was du an einem normalen Tag schaffen kannst - und was nicht!  
  3. Schließlich entscheiden, womit du heute fertig bzw. weitergekommen sein willst - und dann loslegen. Bitte die Pausen nicht vergessen, und Spaß muss auch mal welcher da sein. Warum? Weil du das Geackere sonst nicht lange durchhältst. 

 

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Erst das Vergnügen, dann die Arbeit?!

HALT, STOPP: erst die Arbeit, dann das Vergnügen. Nicht andersrum. Oder doch? Warum meine Überschrift viel besser ist als der andere Satz, dazu mehr im folgenden Abschnitt. 

Wenn Arbeit im negativen Sinne gemeint ist, dann ist sie mit Mühe, Unlust, Anstrengung und Disziplin verbunden. Schlimm genug, wer das so erlebt. Und selbst dann: besser erst Spaß und Vergnügen als Lebensenergie-Tankstellen nutzen, bevor du deinen Energietank durch blödes Arbeiten entleerst.  

Vergnügen ist für manche Menschen das, was erst sein darf, wenn alles andere getan ist. Nope! In vielen Jobs gibt es immer mehr zu tun, als du an einem Tag erledigen kannst. Willst du dich deshalb davon abhalten lassen Vergnügliches zu erleben oder zu tun? Womöglich über Wochen, Monate, Jahre?! Bloß nicht. 

Was ist dann ein guter Umgang mit dir selbst, deinen Ressourcen und deinen Arbeitserfordernissen? Dazu musst du vor allem erst einmal spüren und registrieren, was dich nährt - also Vergnügen, Spaß, Freude, Zusammensein, körperliche Bewegung, Lesen und so weiter. 

Und dann schau dir an, welche Arbeiten dich NULL antörnen (und warum), welche ganz OK sind (und warum) und welche wie geschmiert laufen (und warum). Denn die Wahrheit ist, dass es jede der 3 Kategorien bei jedem von uns gibt. 

Jetzt kannst du dir deinen Tages-Mix zusammenstellen; und das heißt: von jedem etwas. Und damit du am Abend nicht ausgepowert bist: starte mit einem Vergnügen. In jeden Tag. 

 

Arbeiten auf Vertrauensbasis

ÜBERSTUNDEN - NICHT MIT MIR! So kannst du es halten. Zwingen kann dich offiziell niemand, deshalb heißen sie ja ÜBERstunden. Oft ist das aber nur eine Seite der Medaille. Hier meine Tipps aus der Praxis für dich. 
Der Begriff der Überstunden stammt aus einer Zeit, in der Zeitkontrolle und Stempeluhren normal waren. Heute haben wir in immer mehr Bereichen Vertrauens-Arbeitszeit; das ist auch gut so. Denn es beinhaltet beidseitiges Vertrauen, dass mittelfristig ein passender Ausgleich zwischen Mehr- und Minderstunden stattfindet. 
 
Die Zeit der 9-to-5 Jobs geht zu ende, scheint mir. Heißt: wenn erforderlich, ist auch längeres Arbeiten eine gute Idee. Noch mehr Spaß ist eben besser als nur Spaß – wenn die Arbeit grad großen Spaß macht! 
 
Die neue Gefahr ist, dass interessante Projekte und großartige Aufgaben dich so sehr anfixen, dass du am liebsten ständig so arbeiten willst. 


ACHTUNG: Erholungszeit wird nötiger je länger du im Spaß-Modus unterwegs bist. Weil du dir nur dort das holst, was du fürs gesunde und kreative Weitermachen brauchst - inneren Energieausgleich, Szenenwechsel, Durchlüftung für Kopf und Herz. 

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Erreiche neue

Höhen im Arbeitstag mit der ALPEN-Methode

Wenn sich die Arbeit für Dich wie ein Berg voller Mühen anfühlt, dann ist die ALPEN-Methode dein Steigeisen! Sie sollte am besten nach getaner Tagesarbeit angewendet werden. Damit schlägst Du nämlich direkt zwei Fliegen mit einer Klappe: Bei der Planung Deines Zeitplans kannst Du damit direkt an dem zuletzt erledigten Arbeit anknüpfen und musst Dich nicht am nächsten Morgen wieder erneut hineindenken.    

Das Resultat: eine hervorragende Arbeitsorganisation, die es Dir am nächsten Tag erlaubt, direkt mit der Arbeit zu starten und produktiv zu sein. Die Schritte dieser Zeitmanagement-Methode lassen sich anhand der Anfangsbuchstaben A-L-P-E-N leichter merken:  

A – Aufgaben:
Notiere Dir alle Aufgaben, die Du noch erledigen willst.  

L - Länge (Dauer):
Schätze für jede Aufgabe den Zeitbedarf ab, den du zur Bearbeitung benötigst. Dieser Schritt ist von großer Bedeutung für dein Zeitmanagement, und du solltest ihn auf keinen Fall weglassen. Es gilt: Lieber die Dauer nicht zu knapp schätzen als unrealistisch kurz.

P – Pufferzeiten einplanen:
Viele Dinge lassen sich nicht vorausplanen, mache Dinge ergeben sich erst im Arbeitsfluss. Deshalb solltest du 40% deiner täglichen Arbeitszeit als Puffer reservieren. 

E – Entscheidungen treffen:
Ein Schritt von zentraler Bedeutung für deine Fähigkeit zum Selbstmanagement. Es ist notwendig, die Aufgaben (aus Schritt A) durch eine Gewichtung zu sortieren. Entscheiden bedeutet immer auch zu entscheiden, was du jetzt NICHT tust! Setze daher deine Prioritäten bewusst!

N – Nachkontrolle:
Teil 1 der Nachkontrolle bedeutet, dass du abschließend die Umsetzbarkeit deines Zeitplanes sicherstellstIst die wichtigste Aufgabe an den Anfang gestellt? Passen die Zeitbudgets, vor allem mit Blick auf den erforderlichen 40%-Puffer? Teil 2 der Nachkontrolle machst du am besten, wenn der Tagesplan durchlaufen ist – was hat gepasst, wo fehlte dir Zeit, was hast du nicht geschafft. All das sind Erfahrungswerte, die du für den nächsten ALPEN-Weg nutzen kannst!

 
Wenn du abschließend deinen nächsten Arbeitstag wieder mit der ALPEN-Methode geplant hast, kannst du beruhigt in den Feierabend gehen. Mit dem Wissen, dass der kommende Tag gut geplant ist. Was dir zu einem entspannten Feierabend und einem guten Erholungsschlaf verhilft!

Was solltest du nun tun, um jetzt und heute weiter zu kommen?  

Mit diesem neu erlangten Wissen bist du nun auf gutem Wege dein Zeitmanagement zu verbessern. Falls du b

ewusste und reflektierte Fortschritte in deiner persönlichen und beruflichen Entwicklung machen möchtest, biete ich dir jetzt die Möglichkeit, genau das zu machen, indem du dir die 5 Hacks für deine Entwicklung sicherst. Unterstützend dazu biete ich dir meinen Online-Kurs DialogBoost, um deine Kommunikationsfähigkeiten deutlich zu verbessern.  

 

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ÜBER DEN AUTOR

Autor

Andreas Kabisch

  • ... glaubt, dass der Schlüssel zu einem erfüllten und erfolgreichen Leben die eigene berufliche und persönliche Weiterentwicklung ist. Sowie die Möglichkeit Firmen & Organisationen mitzugestalten.
  • ... Coach, Berater, Changemanager, Gründer und Geschäftsführer der Kabisch & Kabisch GmbH.
  • ... hat einige Jahre in Italien und Argentinien gearbeitet. Aktuell berät Andreas Firmen im deutschsprachigen Raum, gerne auch internationalen Projekten.
  • ... hat Maschinenbau sowie Geistes- und Sozialwissenschaften studiert. Seitdem bildet sich Andreas fortwährend weiter zum Beispiel in Prozess-Management, interaktive Großgruppenarbeit und agile Organisationsformen.

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Andreas Kabisch
Kabisch & Kabisch GmbH